Administrasi Kependudukan Yang Harus Diurus di Jepang Bagi Orang Asing

Mendarat di bandara Narita international airport pukul 08.30 waktu setempat dengan pesawat kebanggaan kita bersama Garuda Indonesia. Tempat pertama yang dikunjungi adalah toilet untuk memenuhi panggilan alam. Setelah itu langsung memasuki antrian imigrasi. Antrian cukup panjang bagi orang asing tapi masih dalam batas normal. Saat tiba giliran saya, saya serahkan paspor yang tentu saja sudah ada visa nya. Saya menggunakan visa khusus karena tujuan saya ke Jepang adalah sebagai pelajar. Saat itu juga oleh petugas loket imigrasi dibuatkan zairyu kado (kartu menetap/tinggal, semacam KTP) sebagai identitas resmi selama saya di Jepang. Sejak awal tahun 2013, sistem imigrasi bagi warga asing yang akan tinggal lama di Jepang berubah. Sebelumnya memakai kartu gaikokujin torokusho (kartu pengenal orang asing) dan tidak dikeluarkan di kuukou (bandara) tetapi di shiyakusho (balaikota) yang ada di tiap kota. 15 tahun yang lalu ketika saya pertama kali ke Jepang juga menggunakan gaikokujin torokusho. Keuntungan dari sistem baru ini adalah setelah keluar dari bandara kita sudah memiliki identitas resmi untuk tinggal di Jepang.

Suasana loket imigrasi Narita

Meskipun sudah memiliki zairyu kado, saya tetap diwajibkan paling tidak 14 hari setelah mendarat untuk melapor ke shiyakusho setempat sambil mencatatkan alamat tempat tinggal kita di Jepang yang kolomnya ada di balik kartu tersebut. Saat minggu pertama kedatangan saya masih sibuk dengan persiapan kuliah di gakko (kampus) dan menata apato sehingga saya baru bisa datang ke siyakusho setelah 7 hari kerja. Tidak masalah karena batasnya adalah 14 hari. Di shiyakusho saya mendaftar di loket kependudukan dengan terlebih dulu mengambil nomor antrian. Suasana kantor pelayanan shiyakusho ini cukup nyaman dan jika kita bingung dengan tata cara pengisian formulir dsb akan ada petugas yang akan menjelaskannya. Setalah kurang lebih 15 menit nomor saya dipanggil dan saya menyerahkan zairyu kado beserta formulir pendaftaran alamat tetap tempat tinggal saya di Jepang. Petugas kemudian memproses aplikasi saya tersebut selama 15 menit dan saya mendapatkan zairyu kado saya kembali lengkap dengan catatan alamat saya di balik kartunya.

 Kantor Siyakusho (city hall)

Selama tinggal di Jepang kita wajib memiliki hokensho (kartu asuransi). Hokensho ini juga diurus aplikasinya di siyakusho bagian hoken (asuransi). Segera setelah selesai mengurus zairyu kado, saya langsung ke loket hoken untuk mendaftar asuransi. Prosesnya tidak lama, hanya 10 menit hokensho saya sudah jadi. Iurannya per bulan sekitar \1.000(Rp.100.000).

Satu hal lagi yang perlu diurus di shiyakusho adalah nenkin menjo (pembebasan iuran tahunan). Jadi setiap orang di Jepang yang sudah memiliki KTP diwajibkan untuk membayar iuran tahunan kepada negara. Uang tersebut akan dikembalikan saat masa pensiun. Karena saya tidak akan pensiun di Jepang, maka saya mengajukan nenkin menjo. Sebenarnya tidak mengajukan pun tidak masalah karena kalau kita tidak membayar tidak akan ada yang menagih secara langsung. Tagihan hanya datang lewat pos yang akan datang terus menerus yang isinya kita harus membayar nenkin. Malas juga kan dapat surat tagihan terus menerus selama 2 tahun? Jadi saya menuju loket nenkin dan menyampaikan bahwa saya pelajar hanya 2 tahun di Jepang dan akan mengajukan menjo. Proses 5 menit selesai.

Shiyakusho menangani seluruh proses kependudukan selain visa. Jadi apabila visa kita akan habis masa berlakunya, maka kita perlu mengurusnya di kantor nyukoku kanri kyoku(imigrasi). Kalau yang tinggal di kawasan Kanagawa bisa mengurusnya di Torihamacho, Yokohama. Kalau tinggal di daerah lain, ada beberapa nyukokukankrikyoku, untuk alamat lengkapnya dapat mengunjungi website http://www.immi-moj.go.jp/english/

Praktisnya Mengirim dan Menerima Barang di Jepang

Sistem pengiriman barang di Jepang secara umum sama dengan sistem di negara-negara lain di dunia. Selain utamanya dikelola oleh pemerintah dengan yubinkyoku(PT.Pos), ada juga sistem pengiriman barang yang dikelola oleh swasta. Yang cukup terkenal adalah Yamato unsho (pengiriman Yamato) dengan takyubin nya dan sakawa unsho (pengiriman sakawa).

Ada beberapa hal yang menurut saya cukup unik dan membuat konsumen merasa nyaman dengan pelayanan dan fasilitas pengiriman barang di Jepang.

Yang pertama adalah jumlah cabang kantor pos yang cukup banyak tersebar dari kota sampai pelosok Jepang. Paling tidak dalam radius 1,5km dapat dipastikan ada kantor pos walaupun kecil. Sehingga jika kita ingin mengirim surat atau paket tidak perlu jauh-jauh untuk mencari kantor pos. Saya pernah mengirim surat dari sebuah kantor pos kecil di Yokosuka ke Indonesia. Biayanya hanya \90 (Rp.9.000), sampai di Indonesia di kawasan Tangerang Selatan 5 hari kemudian. Dulu saya pernah kirim surat dari Indonesia ke Jepang biayanya mencapai Rp.25.000. Jadi bingung kenapa bisa beda ya. Apakah standar yang dimiliki berbeda? 

Kemudian yang kedua adalah selain yubinkyoku, jika kita ingin mengirim paket lebih praktis menggunakan jasa takyubin. Kita tidakperlu mendatangi kantor Yamato atau Sakawa unsho. Cukup dengan mendatangi konbini (mini market) terdekat kita sudah bisa melaksanakan transaksi pengiriman barang, sangat praktis bukan? Bahkan jika barangnya berat, kita bisa menelpon konbini agar mengirim kurir untuk mengambil barang di rumah. Kalau yang ini ada sedikit tambahan biaya.

Kantor pos Ootsu Yokosuka

Selanjutnya yang menurut saya unik adalah kita dapat menentukan hari apa pada jam berapa kita akan menerima paket. Sekali waktu saya membeli barang dari toko online rakuten shop. Setelah memutuskan untuk membeli suatu barang, kita akan ditanya kapan barang itu akan diterima di rumah kita. Karena seharian saya berada di kampus, maka waktu yang paling tepat adalah dengan menerimanya saat malam hari diatas jam 7 malam. Jadi saya tentukan waktu kedatangan barang antara jam 19.00-21.00. Saat hari "H" memang benar bahwa barang yang saya beli tersebut datang pada pukul 19.30.  Pengalaman lain adalah saat saya aplikasi rekening bank beserta kartu ATM nya, untuk kartu ATM baru akan jadi setelah kurang lebih 3 minggu setelah aplikasi dan hanya akan dikirim ke alamat apato serta diterima oleh si pemilik ATM langsung. Saat itu saya sudah membatin bagaimana jika saat kartu ATM datang saya lagi di kampus. Ternyata kekhawatiran saya tersebut sudah ada jalan keluarnya. Setelah 3 minggu, datanglah kurir pos untuk mengantar kartu ATM ke apato. Karena saat itu siang hari dan saya fuzai (tidak ada di tempat), kurir tersebut tidak memasukkan kartu ATM tetapi hanya meninggalkan pesan bahwa ada paket yang harus diterima langsung dan diminta menghubungi nomor telepon kantor pos untuk memberitahukan kapan ada di apato. Selain itu bisa juga dengan membuka website pos dan memasukkan nomor resi untuk kemudian ditentukan hari apa dan jam berapa paket akan dikirim kembali.  Keesokan harinya kartu ATM tersebut diantar kurir pos kembali sesuai dengan jam yang saya input di website kantor pos.

Kirim-mengirim barang menjadi hal yang mudah dan praktis bagi orang Jepang sehingga transaksi apapun menjadi lebih mudah, cepat, bisa disesuaikan dengan kondisi kita dan tentu saja aman. 

Pelayanan Purna Jual di Jepang "Two Thumbs Up"

Sudah memasuki bulan ke-2 di Jepang, saya masih juga belum memiliki pocket wifi (kalau di Indonesia semacam USB modem untuk internet, perbedaannya pocket wifi jauh lebih portable karena bisa dibawa kemana-mana tanpa harus dimasukkan ke laptop dan bisa memancarkan gelombang wifi sehingga bisa dimanfaatkan beberapa gadget sekaligus). Selama ini menggunakan internet yang ada di kampus dan menumpang pocket wifi milik teman di apato (=apartemen, tapi tidak semewah apartemen di Indonesia). Kalau ada pertanyaan kenapa tidak beli langsung setelah sampai di Jepang, jawabannya karena untuk keiyaku (=kontrak) internet, telpon atau apa saja harus sudah memiliki account bank beserta kartu ATM nya, hokensho (kartu asuransi). Sedangkan proses pembuatan account sampai diterbitkan kartu ATM butuh waktu agak lama.

Setelah golden week (=libur panjang di Jepang pada awal Mei, biasanya 4-5 hari), kartu ATM yang dinanti-nanti akhirnya tiba di apato dengan proses yang cukup praktis bagi konsumen(baca Praktisnya Mengirim dan Menerima Brang di Jepang). Sehingga saya putuskan weekend minggu ke-2 Mei untuk mendaftar internet sambil mencari-cari promo.

Saya berkeliling di sekitar Yokohama eki (=stasiun) untuk mencari program dan promo internet yang sesuai. Setelah bingung dengan berbagai promo dari beberapa provider internet seperti NTT docomo, softbank, wimax dan Emobile, saya putuskan untuk mendaftar internet dengan provider Emobile di gerai Yodobashi camera. Saya memilihnya karena ada promo jika mendaftar Emobile di Yodobashi camera maka mendapat diskon \5000 (=Rp. 500.000) untuk pembelian tablet merk apa saja di Yodobashi camera.

Di counter saya mendapatkan penjelasan cukup detail (sampai bosan) mengenai aturan mendaftar internet Emobile dari ten-in (=pegawai toko) yang intinya adalah jangka waktu kontrak adalah 2 tahun, jika sebelum 2 tahun membatalkan kontrak maka akan dikenai denda \9.980 (=Rp.1.000.000), biaya per bulan adalah \3.880 (Rp.380.000), untuk biaya alat pocket wifi nya gratis. Saat itu saya memilih pocket wifi jenis smartphone streamX karena selain fungsi utamanya adalah sebagai router pocket wifi, smartphone tsb bisa juga untuk menelpon dan jenis itu cukup modern dengan spesifikasi Emobile StreamX. Kartu identitas, asuransi, ATM saya diminta untuk difotocopy dan saya diminta untuk mengisi formulir pendaftaran. Setelah selesai, ten-in nya bilang perlu waktu agak lama untuk sinsa (pemeriksaan) data sehingga barang tidak dapat langsung dibawa pulang. Saya pikir gak masalah, yang penting sudah daftar. Sebelum pulang, saya memilih-milih tablet apa yang akan saya beli memanfaatkan diskon \5.000. Beli Ipad retina \42.000 dikurangi \5.000 masih kemahalan nggak ada uang. Nexus \19.000 dikurangi \5.000 sepertinya cukup worthed tapi minus HDMI jadi nggak bisa disambung ke TV. Akhirnya pilihan tablet jatuh ke merk baru di Jepang dengan pabrik di Cina yaitu Keian. Cukup murah, dengan diskon saya hanya perlu membayar \7.800 (Rp.780.000). Tujuan saya membeli tablet selain memanfaatkan diskon juga hanya untuk hiburan anak saja jadi belum perlu dibelikan Ipad.

Pocket Wifi

Setelah 2 hari, pihak Yodobashi camera menelpon dan mengatakan proses pemeriksaan sudah selesai dan barang sudah bisa diambil. Namun berhubung saat hari kerja saya ada di kampus, saya baru bisa mengambilnya saat weekend jadi saya katakan akan saya ambil pada hari Sabtu. Karena sudah pasti dapat kontrak internet Emobile, maka saya membuka official website Emobile untuk mencari info lebih detail. Dan ternyata paket internet yang sudah saya setujui hanya berkuota 5GB per bulan!! Kalau lewat kuota kecepatannya akan turun sampai 128kbps. Bagi orang seperti saya yang tinggal di jauh dari tanah air dimana sering menggunakan skype dan online tv streaming, kuota tersebut sangatlah kurang. Saya sempat menyesal memutuskan menggunakan StreamX, tidak menggunakan alat yang berfungsi khusus sebagai pocket wifi. Karena tertulis di websitenya jika menggunakan pocket wifi, kuota internet maksimal 366MB per hari, jadi 1 bulan bisa lebih dari 10GB. Namun saya bertekad bagaimanapun caranya tetap harus mengganti paket dari StreamX ke pocket wifi biasa.

Hari berganti dan tibalah hari Sabtu, saya langsung menuju ke Yodobashi camera di Yokohama dan menuju counter Emobile. Saya sampaikan jika saya sebenarnya lebih butuh pocket wifi biasa daripada pocket wifi multiguna seperti smartphone StreamX. Awalnya ten-in agak bingung juga karena sudah terlanjur kontrak. Namun saya katakan lagi bahwa saya benar-benar hanya butuh yang biasa. Lalu ten-in tersebut mengatakan akan laporan dulu pada manajernya. Kurang lebih 5 menit kemudian ten-in kembali dan mengatakan permintaan saya dikabulkan. Alhamdulillah. Namun tetap melalui prosedur seperti pengajuan kontrak baru lagi, saya katakan tidak masalah.  Ternyata hanya dalam waktu 1,5 jam aplikasi pocket wifi saya disetujui dan bisa langsung digunakan(termasuk tablet Keian nya dong:)). Dalam hati, ternyata Jepang bisa dinego juga asalkan alasan kita  tepat.

Tablet murmer "Keian"

Sampai di apato langsung saya coba pocket wifinya dengan HP android Samsung jadul dan laptop saya, cukup memuaskan. Kecepatan download 10Mbps, upload 4Mbps. (Masih kalah sama Korsel kecepatan download bisa 30Mbps, tapi wajar juga penduduknya jauh lebih banyak Jepang dari Korea). Tak lupa saya coba tablet baru Keian nya, tapi hasilnya mengecewakan,untuk buka google aja lamanya minta ampun. Ini spec tabletnya yang jelek atau memang saya lagi apes dapat barang yang jelek. Sudah kebayang uang $7.800 melayang. Tapi saya bertekad akan ke Yodobashi camera lagi mencoba menukar tablet tersebut.

Weekend selanjutnya (lagi-lagi) saya ke Yokohama. Langsung ke bagian customer service nya, menyampaikan permasalahan tablet saya, dan menanyakan apakah mungkin henpin atau kokan (pengembalian atau penukaran). CS nya tidak langsung percaya tapi harus dibandingkan dulu dengan produk yang sama. Singkat cerita, produk yang saya dapat memang bermasalah sehingga toko bisa menggantinya dengan yang baru. Alhamdulillah, gak sia-sia usaha saya kali ini. Di sini konsumen memang nomor 1. Mungkin akan berbeda ceritanya jika hal itu terjadi di negeri tercinta kita karena pada umumnya tertulis bahwa barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar/dikembalikan.

Seminggu kemudian, pulang dari kampus saya mencoba membuka internet dan hasilnya tidak connect. Pocket wifi saya coba matikan dan dinyalakan kembali tetap tidak connect. Apa lagi ini, masalah lagi kah? Saya coba pakai jaringan pocket wifi milik teman, hasilnya normal. Berarti pocket wifi saya yang bermasalah ini. Kebayang deh harus keluar ongkos buat tukar barang ke Yokohama. Tunggu dulu, barang ini kan produk Emobile, kenapa tidak coba telpon call center Emobile saja?gratis.

Saya telpon call center Emobile dan sebelum saya ditanya permasalahan, terlebih dahulu dilaksanakan verifikasi penelpon dalam hal ini nama, alamat, no tel, password (saat mengisi formulir aplikasi kontrak apapun di jepang selalu ditulis ansho bango=password, biasanya 4 digit). Setelah CS nya yakin dengan ID penelpon, langsung ditanya permasalahan. Setelah saya sampaikan dengan detail permasalahannya, tanpa babibu lagi mas CS nya bilang kalau begitu akan kami kirim barang baru penggantinya, akan sampai di apato dalam waktu 2 hari. Setelah sampai, tolong barang yang lama dikirim kembali ke kami dengan slip pengiriman tanpa biaya yang akan kami sertakan beserta barang. Sekali lagi alhamdulillah. Brang rusak diganti baru, tinggal tunggu di apato, ongkir gratis.

Saat kejadian-kejadian diatas terus terang saya agak kesal juga, mulai dari salah milih paket internet sampai kondisi barang yang jelek. Namun setelah dapat solusi yang memuaskan, saya mendapat pelajaran berharga bahwa di negeri sakura ini konsumen memang benar-benar diutamakan. Produsen tidak mau konsumen merasa rugi telah mengeluarkan uangnya untuk meggunakan produk mereka. Asalkan alasannya jelas, proses tidak akan berbelit-belit dan langsung diganti dengan barang yang baru. Saya hanya bisa berdoa semoga saja produsen di Indonesia bisa menirunya.